We willen graag gebruikmaken van cookies.

Accepteer   Cookie-instellingen

Via de Werkkostenregeling kan de werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers geven. Het bedrag dat de werkgever onbelast mag besteden wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd.

Werkkostenregeling in schema
De werkkostenregeling ziet er - in het kort – schematisch zo uit:

Hoofdlijnen Werkkostenregeling
• Als een vergoeding of verstrekking 'onbelast' is voor de werknemer, dan valt die onder de
  Werkkostenregeling.

• Vervolgens wordt die vergoeding of verstrekking óf belast tegen 0% (als deze nog binnen
  de vrije ruimte van 1,92 valt), óf tegen 80% eindheffing (als de vrije ruimte al op is).
  NB Over de eerste € 400.000,- wordt gerekend met het percentage van 1,92. Over het
  overige wordt in 2024 gerekend met een percentage van 1,18%.

  Als de fiscale loonsom bijvoorbeeld € 100.000 bedraagt, dan is het onbelaste bedrag
  maximaal € 3.000. Daarboven betaalt de werkgever 80% eindheffing.

• Een alternatief om geen aanspraak te doen op de 1,92% vrijstelling, is de vergoeding of
  verstrekking te belasten via de werknemer. Of te wel: bruteren via de loonstrook.
 
• Een vergoeding of verstrekking kan ook 'nooit belast' zijn. Dan valt deze geheel buiten de
Werkkostenregeling, omdat het gaat om een:
1) Gerichte vrijstelling
2) Nihilwaardering
3) Intermediaire kosten, of
4) Omdat het noodzakelijkheidscriterium geldt.

Zulke vergoedingen of verstrekkingen zijn zowel voor de werknemer als voor de werkgever onbelast.

Kosten uit uw financiële administratie
De werkgever vergoedt buiten Loon om hoogstwaarschijnlijk nog een aantal kosten aan de werknemers. Deze vergoedingen worden vanuit de financiële administratie ingevoerd in Loon bij de aangifte loonheffingen in het veldje 'Totaal Werkkostenregeling uit financiële administratie'.

Daar vult u in welk bedrag (inclusief BTW!) er in een periode onder de Werkkostenregeling moet worden geschaard vanuit uw financiële administratie. Immers, een deel van de werkkostenbedragen zal dus buiten het Loon-pakket om gaan, maar ze verschijnen uiteraard wel in uw boekhouding.

Het bedrag dat u invult in het veld 'Totale Werkkostenregeling uit financiële administratie' neemt Loon vanzelf mee in de vergelijking met de vrije ruimte van 1,92. Geeft u dus uw totale werkkosten op, en niet alleen het deel waarover (eventueel) eindheffing moet worden betaald.

Afrekenen 80% eindheffing Werkkostenregeling
• Als de vrije ruimte op is, moet de werkgever 80% eindheffing over de vergoeding of
  verstrekking betalen.

• Loon rekent af in de laatste aangifte loonheffingen van het jaar. Dat zal bij maandaangiften
  dus december zijn. De eindheffing mag van de Belastingdienst in principe na het
  kalenderjaar worden betaald. Dus ook in januari van het volgende jaar, maar Loon doet dat
  dus niet zo.

• Loon houdt in de peiling in hoeverre de vrije ruimte al is opgebruikt, en toont de actuele
  stand dat in het boekhoudkundige overzicht 'Werkkostenregeling'.

• Kortom, Loon regelt de eindheffing zelf. U hebt hier geen omkijken naar.

Uitgebreide lijst vergoedingen en verstrekkingen. Alfabetisch
In de onderstaande pdf vindt u de uitgebreide(re) lijst van vergoedingen en verstrekkingen. In alfabetische volgorde: https://www.loon.nl/Handleiding/Lijst_WKR_uitgebreid.pdf

De Werkkostenregeling in Loon
Vergoedingen of verstrekkingen aan werknemers zijn voor Loon 'onbelast' (voor de werknemer), of 'nooit belast' (noch voor de werknemer, noch voor de werkgever). U kunt die vergoeding of verstrekking als zodanig opnemen in Loon. Daarmee legt u de basis voor de juiste afhandeling van de Werkkostenregeling in Loon.

Onbelast voor de werknemer (belast via WKR)
Als een vergoeding of verstrekking 'onbelast' is voor de werknemer (belast via de WKR), dan valt die onder de Werkkostenregeling. Vervolgens wordt die vergoeding of verstrekking óf belast tegen 0% (als deze nog binnen de vrije ruimte valt), óf tegen 80% eindheffing (als de vrije ruimte al op is).

In Loon kiest u dan bij de Looncomponenten voor het type 'Onbelast (belast via WKR)':


Afbeelding: Loon, Voeg looncomponent toe, 'Onbelast (belast via WKR)'

Nooit belast. Noch voor de werknemer, noch voor de werkgever
Een vergoeding of verstrekking kan ook 'nooit belast' zijn, omdat het gaat om een gerichte vrijstelling, een nihilwaardering, om intermediaire kosten, of omdat het noodzakelijkheidscriterium geldt.

Zo'n vergoeding of verstrekking is zowel voor de werknemer als voor de werkgever onbelast.

In Loon kiest u dan bij de Looncomponenten voor het type 'Nooit belast (o.a. gerichte vrijstellingen)' :

Afbeelding: Loon, Voeg looncomponent toe, 'Nooit belast'

Werkkostenregeling en Loon. Verwijzing naar uitgebreide uitleg
U leest de uitgebreide(re) uitleg over de Werkkostenregeling en de toepassing in Loon in: https://www.loon.nl/handleiding/Werkkostenregeling.pdf