Archivering oude dienstverbanden na import in Loon

Iedere werknemer heeft een zogeheten 'nummer inkomstenverhouding'. Dat is voorschrift van de Belastingdienst en het UWV. Het UWV administreert de gegevens van de werknemers per inkomstenverhouding in de polisadministratie. Simpel gesteld: als een dienstbetrekking ontstaat, ontstaat ook een nummer inkomstenverhouding. Als een dienstbetrekking eindigt, stopt ook het nummer inkomstenverhouding.

Bij iedere aangifte loonheffingen worden de nummers inkomstenverhouding automatisch door Loon meegenomen. Daar hebt u geen omkijken naar.

In verreweg de meeste gevallen heeft een werknemer in de tijd dat hij bij u werkt één en hetzelfde nummer inkomstenverhouding. Echter, er zijn situaties denkbaar waarbij een werknemer veel meer nummers inkomstenverhouding heeft. Zo zal een artiest iedere keer dat hij optreedt veelal een (op)volgend nummer inkomstenverhouding hebben. Dat kunnen dus tientallen of zelfs honderden oplopende nummers inkomstenverhouding per jaar zijn. Idem voor beroepssporters.

Maar ook ‘reguliere werknemers’ kunnen meerdere nummers inkomstenverhouding hebben.  Want als u een ex-werknemer opnieuw aanneemt, mag u een reeds gebruikt nummer inkomstenverhouding niet hergebruiken. Dit mag van de Belastingdienst pas zeven jaar na het jaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.