Cafetariaregeling in Loon

Stel, een werkgever doet simpelweg niet aan reiskostenvergoedingen. De werknemer krijgt dus geen reiskostenvergoeding voor zijn woon-werkverkeer. Normaliter bedraagt de reiskostenvergoeding € 0,23 per kilometer (bedrag 2025).

De werknemer in ons voorbeeld woont 10 kilometer van het werk, en hij is fulltimer. De werknemer stelt aan het eind van het jaar voor aan de werkgever om alsnog de reiskosten van (in ons voorbeeld!) € 0,21 per kilometer te verrekenen, maar dan middels de cafetariaregeling. Dat levert namelijk zowel de werknemer als de werkgever een voordeel op.

Het gaat in ons voorbeeld om het volgende bedrag: 10 km x 2 (heen- en terugreis) x € 0,21 x 21,67 dagen x 12 maanden = € 1.092,17.

We kiezen in Loon dan niet voor de toeslag 'Uitruil bruto loon' omdat de reiskosten-vergoeding niet ten koste hoeft te gaan van de vrije ruimte Werkkostenregeling. We kiezen in plaats daarvan een 'tweetraps-aanpak': één negatieve bruto toeslag ('Bruto onkostenvergoeding’ om het heffingsloon met € 1.092,17 te verlagen, en één toeslag om de reiskosten alsnog volledig onbelast (ook voor de werkgever) uit te betalen.

In concreto kiezen we bij de salarisberekening december voor een toeslag 'Bruto onkostenvergoeding' (= zonder vakantiereservering), en dan 'Standaard'. We passen de omschrijving aan naar 'Reiskosten alsnog'. Bedrag: minus € 1.092,17:

Afbeelding: Toeslag 'Bruto onkostenvergoeding', met minbedrag voor Reiskosten alsnog

Deze toeslag zal het heffingsloon met € 1.092,17 verlagen.

Uiteraard moeten we hier nog de volledig onbelaste vergoeding van de reiskosten tegenover zetten anders zou de werknemer geld inleveren in plaats van ontvangen. We kiezen voor de toeslag 'Nooit belast (o.a. gerichte vrijstellingen)', 'Standaard' van eveneens € 1.092,17, en passen de omschrijving ook nu aan naar 'Reiskosten alsnog':

Afbeelding: Toeslag 'Nooit belast', Reiskosten alsnog

In de loonberekening zullen we bij de 'Grondslagen' zien dat het heffingsloon inderdaad
€ 1.092,17 lager uitkomt:

Afbeelding: Grondslag, Gevolgen 'Bruto' met minbedrag', en 'Nooit belaste toeslag' (Reiskosten alsnog)

In de loonberekening zien we:
• De bruto aftrek van € 1.092,17 voor de 'Reiskosten alsnog'.
• En voor hetzelfde bedrag een volledig onbelaste bijtelling.

Het netto loon (€ 2.458,57) pakt in dit voorbeeld € 268,90 hoger uit dan zonder deze cafetariaregeling-aanpak (€ 2.189,67):

Afbeelding: Loonberekening, Gevolgen 'Bruto' met minbedrag', en 'Nooit belaste toeslag' (Reiskosten alsnog)

Die € 268,90 is dus het fiscale voordeel dat deze werknemer geniet met deze 'Reiskosten alsnog'-aanpak.

Ook de kosten voor de werkgever zullen lager zijn (€ 229,35 in ons voorbeeld). Die € 229,35 gaan niet ten koste van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling want de reiskosten vormen een gerichte vrijstelling.

Zoals gezegd: in 2025 bedraagt het maximale onbelaste bedrag € 0,23 per zakelijke kilometer. In ons voorbeeld hanteerden wij echter € 0,21 per kilometer.