Mijn.loondossier.nl. Uitgebreide uitleg

U heeft de verloning van een periode reeds gedraaid en opgeslagen in Loon.
U bent dan klaar om vanuit Loon bestanden/overzichten te gaan plaatsen op Mijn LoonDossier van de werkgever/werknemer.

Algemeen: Alle overzichten die u in Loon aantreft (via linksonder ‘Overzichten’) kunt u verzenden naar mijn.loondossier.nl. U ziet bij het draaien van een overzicht een vinkvakje om dit in te stellen:

De gebruikelijke route is als volgt (a tot en met g, zie onderstaand).

a. Aangifte loonheffingen

- Linksonder ‘Loon- en pensioenaangiften’, dan linksboven ‘Doe aangifte loonheffingen’ (of start de taak in Loon vandaag voor het doen van de loonaangifte).
- Vink daarbij (bovenin) aan 'Zet klaar voor verzending naar mijn.loondossier.nl'. Deze keuze wordt onthouden voor de volgende keer.

- Stuur de loonaangifte in.

b. Serieoverzichten
- Linksonder naar ‘Loon vandaag', dan links 'Serieoverzichten'. Dit is een verzameloverzicht voor de werkgever
- 'Voeg toe', kies een overzicht dat u iedere periode naar de werkgever wilt verzenden, bijv. loonstroken. Geef daarbij aan welke periodesoort (bijv. maand, vierweken) het overzicht moet hebben.
Voeg op deze wijze alle overzichten toe die u iedere periode wenst te verzenden als één bestand. Deze keuzes blijven bewaard.
- Onderin de gewenste periode kiezen. 'Maak overzicht(en)'

Afbeelding: Serieoverzichten, Maak overzicht(en)

- Onderin de naam van het bestand opgeven (bijvoorbeeld 'Overzichten januari’). U kiest dan voor 'Zet klaar’.

Afbeelding: Serie-overzichten, PDF-bestand met titel

Indien u SEPA-betalingen in het serie-overzicht toevoegt, zal de werkgever het pdf-bestand daarvan ontvangen. Het xml-bestand van de SEPA-betalingen (bestand om bij de bank in te kunnen lezen) moet - evenals de loonaangifte - via een aparte run worden klaargezet. Zie de volgende stap.

c. SEPA-betalingen .xml-bestand
Wilt u dat de werkgever de pdf van het SEPA-bestand ontvangt, maar óók de XML van het SEPA-bestand om in te lezen bij diens bank?  Doe dan het volgende:
- Linksonder ‘Overzichten', dan 'Export SEPA-betalingen'.
- Vink (bovenin) aan 'Zet klaar voor verzending naar mijn.loondossier.nl'

d. Loonstroken werknemers
Om de loonstroken voor de werknemers op Mijn LoonDossier te plaatsen, volgt u onderstaande stappen. Heeft u nog akkoord nodig van de werkgever voordat u de loonstroken van de werknemers klaarzet? Sla deze stap dan eerst over en ga verder met stap e.

- Linksonder 'Loon vandaag'
- Dan links 'Loonstroken'
- Vink bovenin aan 'Zet klaar voor verzending naar mijn.loondossier.nl'. Deze keuze wordt onthouden voor de volgende keer. 'OK'.

e. Verzend naar Mijn LoonDossier
Met onderstaande stappen verzendt u de reeds klaargezette bestanden daadwerkelijk naar Mijn LoonDossier voor de werkgever en werknemers:
- Linksonder 'Loon vandaag'
- Dan links 'Verzend naar Mijn LoonDossier'
- 'Verzend naar mijn.loondossier.nl'

Afbeelding: Verzenden naar mijn.loondossier.nl

f. Indien van toepassing: Een correctie-loonstrook voor 1 werknemer klaarzetten op Mijn LoonDossier van deze werknemer
- Linksonder 'Overzichten'
- 'Selecteer werknemers'. Vink de betreffende werknemer(s) aan.
- Terug naar 'Overzichten', dan 'Loonstroken'.
- Vink daarbij (bovenin) aan 'Zet klaar voor verzending naar mijn.loondossier.nl'

- 'OK'
- Zie stap e. om de loonstroken daadwerkelijk naar Mijn LoonDossier te verzenden.

NB. Een bestandsoort (bijv. loonstrook) dat voor een bepaalde periode een tweede keer wordt ingezonden, zal er op Mijn LoonDossier voor zorgen dat het “oude” bestand historisch wordt.

Via het ‘i’ icoontje achter het bestand zal de werkgever/werknemer de historische versie nog kunnen bekijken. Zo is het meest recente bestand altijd makkelijk zichtbaar.

g. Controle geplaatste Loonbestanden in Loon

Desgewenst kunt u in Loon controleren of het verzenden van de bestanden naar het loondossier voor de werknemer/werkgever is gelukt. Dit kan voor de werkgever via het Werkgeverscherm tabblad 13 ‘Dossier’, ‘Mijn LoonDossier’. Voor de werknemer via het Werknemersscherm tabblad 7 ‘Dossier’, ‘Mijn LoonDossier’.

Als er op deze plek bestanden staan, dan is er een Mijn LoonDossier-account en staan deze bestanden ook op het betreffende account.